契約的註冊和業權的查冊
一九九三年以前, 負責土地契約註冊及接受市民查冊的政府機構是註冊總署下的田土廳。一九九三年政府成立土地註冊處營運基金, 把本來田土廳的事務, 由土地註冊處以商業模式運作, 以自負盈虧的模式提供服務。
土地註冊處的主要服務是：
1. 按照《土地註冊條例》為土地有關的文件辦理註冊；
2. 提供查冊服務及提供登記冊紀錄副本；
3. 按照《建築物管理條例》為業主法團辦理註冊。
一. 土地文件註冊
根據《土地註冊條例》, 香港實行契約註冊制度, 一切與土地有關的文件, 如樓宇買賣合約、轉讓契據、樓契和按揭契約等, 都可在土地註冊處進行登記註冊。註冊的作用在於顯明已登記的契約, 物業的權益根據登記的日期形成優先次序。因此, 與物業有關的文件如不作登註冊, 或延遲註冊, 就可能會喪失優先權。
註冊程序如下：
1. 把有關文件連同一份由律師簽署內容無誤的文件摘要備忘錄送交土地註冊處。
2. 土地註冊處查核文件是否與土地有關, 以及登記備忘錄所載資料是否準確。
3. 查核後, 土地註冊處若認為文件與土地無關或文件有錯誤的地方,則可以要求律師重新處理資料, 再提交登記申請。若文件與土地有關且備忘錄資料無誤, 則會將該份文件的性質：日期及相關資料, 紀錄在土地登記冊上。
4. 土地註冊處將文件本身製成微型菲林後存檔, 就把原來的文件發還業主所委托的律師。
土地註冊處登記的不是業權或所有權, 而是登記有關的文件, 因此註冊登記不保證交易的業權完整。由於香港律師參與物業交易的進行, 加上土地註冊處在登記前會進行核查, 一般註冊業主都會是真正的業主, 除特別情況；因此在進行物業交易時, 買方律師必須查核業權, 確定真正業主的身份, 以維護買方的權益。
土地註冊處正在研究, 擬將現行制度改變成為產權登記制度, 但在短期內, 尚難做到。
二. 查冊
土地註冊處以電腦、微型縮影和紙張三種形式保存有關資料, 並向市民提供查冊服務。公開讓市民查閱的土地紀錄有：土地登記冊、登記備忘錄、登記備忘錄日誌、政府土地契約、集體政府土地契約,及其他項登記的紀錄及文件。
由於土地登記冊並非登記業權或所有權, 因此, 查冊是樓宇買家或按揭銀行決定是否購買該物業或接受其為按揭之前的重要步驟。查冊人可查核每一物業從政府批出契約直至其後的所有交易(如買賣、抵押)及契約詳情, 而確定產權情況。
三. 業主立案法團註冊
香港的樓宇業主可根據有關的法例成立業主立案法團。業主法團向土地註冊處提出註冊申請, 獲得註冊証書後, 其管理委員會便可處理有關樓宇管理方面的事務, 而不必徵得所有業主的一致的意見,其任務是改善及促進樓宇的管理。
市民亦可向土地註冊處查閱業主立案法團的註冊情況。
物 業 買 賣 程 序
樓宇買賣的一般程序：
一. 現樓視察
買方通過現樓視察, 確定所欲購買的樓宇是否適合, 並可向賣家索閱或向土地註冊處申請查閱樓宇圖則及資料。若為合適的, 則開始議定樓價。
二. 訂立臨時合約
由於香港樓宇買賣程序繁複, 土地註冊處的登記不保證業權無缺漏,因此, 為保障自身利益, 買方會委托律師處理樓宇買賣所涉及的法律文件及查冊等事務。由於臨時合約已是一份具約束性的文件, 在簽訂臨時合約前, 買方最好先向律師查問有關合約的問題。否則如果臨時合約中有不利的條款, 由於已由隻方簽署, 律師亦無能為力。
如買賣雙方協議好基本條款, 則可通過地產公司或代理商, 依照協議的條款, 先訂臨時合約。臨時合約的內容一般應包括：協議日期；買賣雙方姓名與身份証號
碼、地址、樓宇地點、樓價、付款方式、簽署正式買賣合約日期、交樓期限、交吉日期、臨時定金及定金數額、雙方須履行的責任、違約責任, 以及連同樓宇一起轉讓之物品清單等等。
簽約後, 買方付給賣方臨時定金, 並約定時間在律師樓辦理正式買賣合約手續。
三. 審查業權文件, 準備定金
由於印花稅條例的規定, 簽署臨時合約到簽署正式買賣合約之間相隔一般為十四天, 簽正式合約時, 買方要準備俗稱“大定”的樓款,連臨時定金計算在內, 通常是樓價的10%。賣方亦須在正式成交前盡早將有關樓契交由買方律師審查業權。
買方律師審查業權時, 一般要查核至少由簽署買賣合約的日期前計起的15 年內與該物業業權有關交易文件及地契, 調查賣家是否有全權出售物業, 盡量避免日後發生爭議。若買方律師對業權產生疑問,可向賣方律師提出, 賣方律師會予以回覆, 使買方明白及滿意賣方的業權。若買方律師認為樓宇業權有問題, 不能令人滿意, 會建議買方不進行交易, 若業權真的有問題, 賣方收取的定金要退還買方。
四. 簽訂正式買賣合約
賣方律師起草正式買賣合約, 將合約草稿交予買方律師並進行協商。雙方同意正式買賣合約草稿內的各項條款後, 賣方律師準備制定正式買賣合約交買方律師, 由買方在買方律師樓簽署, 然後買方律師將合約和應付定金送給賣方律師讓賣方簽署, 賣方簽妥後交還買方律師。香港的樓宇買賣都在律師樓成交, 香港律師亦是唯一可處理土地交易文件的專業人士。
香港法律規定, 若樓宇轉讓要得到法律保障, 就須以書面形式簽訂協議, 口頭協議是不為法庭所接受的, 故此無法律保障。買賣雙方的法律關係只記載在合約上, 合約是買賣雙方保障各自法律利益唯一可依賴的文件。合約一經訂立, 即具法律約束力。
五. 向銀行申請按揭
買方若需要銀行貸款, 則須在買賣合約簽署後, 盡快向銀行提出按揭申請。銀行有時會委托銀行本身的律師查審樓宇的業權及準備按文件, 很多時亦會委托買方的律師處理。銀行若批准有關按揭, 銀行會於成交之日, 指派律師準備好貸款協議及其他有關文件, 安排買方簽署, 並先將按揭款項存到買方律師戶口, 以備支付樓款。
六. 簽署轉讓契約
買方律師草擬轉讓契約(即香港俗稱的“大契”), 並交由賣方律師審核。
在交易完成當日, 買方律師作最後查冊, 確保物業業權清楚, 及買方到物業作最後視察, 確保物業情況後, 買方律師會把買方簽署好的轉讓契約, 連同樓價餘款送交賣方律師。賣方律師收到樓價餘款後, 便把物業交予買方, 一般形式是交出物業的鑰匙。買方收到物業鑰匙, 賣方簽妥的轉讓契約、樓契和有關地契文件後, 即成為物業業主, 買賣就告完成, 故亦稱買賣成交。雙方亦多會同時清理水電費等餘項問題。
若無銀行按揭, 買方律師將轉讓契約及樓契, 安排支付印花稅及往土地註冊處進行登記, 登記完成後, 契據交由買方保存。若有銀行按揭、契據由銀行保存, 直至借款人清還全部貸款。
